Мультимедийные селекторные совещания

Если ваша организация состоит из большого количества региональных подразделений, то частые командировки сотрудников приводят к серьезным накладным расходам и потере времени на дорогу, изматывают персонал и понижают его работоспособность. А иногда из-за невозможности совершить поездку и добраться до места встречи может сорваться важное деловое совещание или переговоры.

Если производственные и бизнес-процессы вашей организации построены или сильно зависят от совместной работы, – будь то регулярные или незапланированные совещания, обучение или тестирование, разрешение внештатных или кризисных ситуаций, но при этом нет автоматизированной системы проведения таких мероприятий, снижается эффективность делопроизводства и возрастают временные издержки.

Если в вашей организации при проведении совещаний протокол встречи и архивация обсуждаемых материалов обычно не ведется или такое делается вручную нерегулярно, то это не позволяет эффективно использовать достигнутые результаты, отражать достоверную хронологическую картину и объективно фиксировать фактическое содержание мероприятия.

Компания «Открытые Технологии» предлагает услуги по построению системы мультимедийных селекторных совещаний (МСС).

МСС представляет собой единое комплексное решение для организации и проведения аудио- и видеоконференций, а также web-конференций, использующих web-браузер для совместной работы с файлами (в частности, в случае проведения дистанционного обучения, демонстрации слайдов, презентаций и иных учебных материалов), редактирования файлов, текстового чата, рисования произвольных схем (whiteboarding) и т. д. В системе предусмотрена встроенная возможность записи проводимых аудиоконференций, а также возможна запись процесса web-конференции и синхронизированное воспроизведение аудио- и web-записи, что позволяет не только услышать, о чем шла речь на конференции в тот или иной момент времени, но и увидеть, какие данные (схемы, таблицы, слайды) отображались на экране у участников конференции (были предметом обсуждения).

Для удобства планирования конференций возможна интеграция системы с такими приложениями, как Microsoft Outlook и Lotus Notes. Например, Вы можете создать новую конференцию, определить ее параметры (такие, как время проведения, продолжительность, количество участников и т. д.) и пригласить нужных участников, используя календарь, встроенный в Outlook. Информация о запланированной конференции автоматически поступит в систему для резервирования соответствующих ресурсов, а приглашенные участники получат уведомление по электронной почте с указаниями, объясняющими, как принять участие в данной конференции. Вы также можете создавать конференции, используя web-интерфейс или IP-телефон.

Таким образом, использование современной системы организации и проведения мультимедийных селекторных совещаний позволяет:

• автоматизировать организацию и проведение совещаний, резервировать ресурсы;
• оповещать участников о сроках проведения, программе и материалах совещания;
• собирать участников совещания в виртуальной переговорной комнате;
• проводить срочных совещания для решения оперативных вопросов;
• вести совместную работу с документами и материалами совещания;
• интегрироваться с системами корпоративной почты (MS Exchange, IBM Lotus Notes);
• контролировать доступ и участие сотрудников в совещаниях;
• управлять ходом совещаний;
• вести запись переговоров и web-контента.

Внедрив данную систему, Вы сможете:

• повысить эффективность совещаний;
• автоматизировать и оцифровать совещания;
• повысить скорость доступа к базе знаний;
• сократить расходы на командировки;
• увеличить производительность труда;
• повысить оперативность решения вопросов;
• повысить уровень доверия в организации;
• упростить процесс управления и контроля.

Универсальность и наличие большого набора гибких инструментов позволяют строить на базе системы МСС также специализированные отраслевые решения, конкретная реализация которых зависит от бизнес-потребностей и технических требований определенной отрасли.

Сфера применения системы различна:

• корпоративные системы проведения совещаний;
• ситуационные и оперативные центры;
• центры удаленного обучения и тестирования;
• системы телемедицины и удаленной диагностики.

Опыт компании «Открытые Технологии» в построении комплексных систем автоматизации, а также тесное взаимодействие с ведущими производителями телекоммуникационного оборудования дает возможность предлагать эффективные решения, соответствующие как технологическим потребностям организации любого масштаба, так и требованиям бизнеса.

Компания является сертифицированным партнером ведущих производителей оборудования, используемого при построении систем для коллективной работы. Наш пакет услуг включает в себя предпроектное обследование, разработку и проектирование систем, интеграцию и сопряжение с существующей информационной инфраструктурой, инсталляцию и проведение приемо-сдаточных испытаний, сервисную и техническую поддержку, обеспечивающую оптимальную и бесперебойную работу системы. В нашем Центре компетенции возможно проведение комплексного тестирования предлагаемых решений и оценка эффективности их использования.