Конференц-связь: от селекторных совещаний до..

Темп нашей жизни постоянно увеличивается. Говоря словами сказочного героя Льюиса Кэрролла, надо очень быстро бежать, чтобы хотя бы оставаться на месте. Времени вечно не хватает — и на бизнес, и на общение.
Какие решения могут предложить нам современные технологии, чтобы не приходилось все время бежать? Надо ли стремиться физически успеть везде? Не обязательно...
Телефон, видеокоммуникации открывают перед нами новые возможности. "Природная лень" толкает нас на то, чтобы "облегчить" себе жизнь. Поэтому в последние годы все больше компаний проявляют интерес к решениям в области конференц- и видео-конференц-связи. Причем если раньше это были крупные и очень крупные компании, то сегодня такими решениями интересуется и средний бизнес.
Настоящая статья является обобщением ответов на наиболее часто встречающиеся вопросы заказчиков различных систем конференц-связи.
Так чем же обусловлен интерес компаний к системам конференц-связи? Чтобы выяснить это, рассмотрим обобщенную структуру корпоративной сети

Сегодня у многих компаний корпоративные сети или уже построены, или находятся в стадии развертывания, и компании ищут возможности предоставления с их помощью дополнительных сервисов для более быстрого возврата инвестиций. Одним из востребованных сервисов, по нашей статистике, оказались селекторные совещания разных типов. Почему именно они?

Немного статистики

В совещаниях, собраниях, планерках, "общении за чашкой кофе" и т. п. сотрудники компаний и организаций проводят, по разным оценкам, от 40 до 60% рабочего времени. Как обычно организуется это общение? Совершаются телефонные звонки, проводятся встречи в переговорных, пишутся письма по электронной почте или отправляются сообщения через системы интернет-пейджинга (ICQ и т. п.). Наиболее распространено общение по телефону. Мы привыкли звонить и обсуждать... но на слух воспринимается не более 20% всей передаваемой информации. Еще 10 — 15% информации воспринимается в письменном виде. Самая большая часть того, что хочет донести до нас собеседник — 60 — 80%, воспринимается при личном общении, когда мы видим человека (его позу, мимику, жесты...). Но на скольких продуктивных совещаниях вы сможете присутствовать в день? На трех-четырех — в зависимости от расстояния между местами их проведения и вашей физической подготовки. В итоге получается следующее: нам нужно говорить, писать и читать почту, писать короткие сообщения и видеть друг друга, и делать все это надо с минимальными затратами сил и времени. Таким образом, обобщенные требования можно свести к следующей структуре.

Телефонные конференции

Телефонные конференции — самый распространенный сегодня способ взаимодействия. Про них уже много сказано и написано, поэтому не будем им уделять много внимания. Реализуются телефонные конференции обычно средствами традиционной и/или IP-телефонии, организуя групповое общение абонентов. Если сотрудник отсутствует в офисе, он может подключиться к конференции посредством мобильного или любого другого телефона, который окажется "под рукой". Часто бывает экономически целесообразно, чтобы сотрудник подключался не сам, а его подключали к конференции (например, при бесплатных входящих или международном звонке). Однако в ходе телефонных совещаний довольно сложно обсуждать документы, и реакция собеседника воспринимается только "на слух".

Видеоконференции

Следующим шагом в направлении к "живому" общению являются видеоконфереции. В дополнение к возможностям телефонных совещаний они позволяют видеть человека, его мимику и жесты. Это значительно повышает эффективность совещаний. Например, в нашей практике однажды встретился случай, когда руководству одной из компаний было важно видеть, как краснеет получающий выговор сотрудник.

С технической точки зрения можно выделить два принципиально разных метода организации видео-конференц-связи: двухсторонние совещания, подразумевающие соединение "точка — точка" и многосторонние (многоточечные) совещания, требующие соединения "точка — многоточка".

В первом случае достаточно знать номер телефона собеседника и иметь минимальный набор оборудования. Для второго случая в настоящее время предоставляется широкий набор сервисов и отраслевых решений, разбор которых заслуживает отдельного разговора и которому можно посвятить целый цикл статей. В обоих случаях развертывание подобных систем глубоко проникает в бизнес-процессы компании и требует тщательной проработки как с точки зрения техники (требований к корпоративной сети), так и с точки зрения механизмов организации взаимодействия внутри компании.

В основе любой системы видео-конференц-связи лежит корпоративная телекоммуникационная сеть. Цифровые сети могут использовать самые различные технологии, включая ISDN (PRI и/или BRI), IP, Frame Relay и ATM. Системы видео-конференц-связи работают по протоколам Н.323 в IP-сетях и Н.320 в сетях ISDN. В настоящее время появилось оборудование видео-конференц-связи, обеспечивающее поддержку протокола SIP для работы по сетям IP. Следующие структурные уровни систем видео-конференц-связи включают в себя шлюзы, серверы видеоконференцсвязи (MCU), видеокодеки, средства отображения аудиовизуальной информации и дополнительное оборудование. Шлюзы обеспечивают функционирование системы на разнородных IP/ISDN-сетях. Серверы видеоконференцсвязи являются специализированными устройствами, которые обеспечивают управление сеансами многосторонней видео-конференц-связи. Некоторые абонентские системы имеют встроенный MCU на несколько участников для проведения простейших многоточечных конференций, однако если необходимо провести несколько управляемых многоточечных конференций с большим количеством участников, то используется отдельное специализированное устройство. Такие устройства способны одновременно поддерживать несколько конференций, в каждой из которых принимает участие несколько абонентов. Среди дополнительных функций MCU следует выделить так называемый транскодинг, позволяющий абонентам с разными характеристиками соединения (частота кадров, скорость соединения, аудио- и видеоалгоритмы, разрешение) прозрачно взаимодействовать друг с другом. Также MCU позволяют управлять текущими сеансами видеоконференцсвязи.

Видеокодеки — устройства, входящие в состав абонентского комплекта и обеспечивающие возможность видеосвязи. Кодек осуществляет компрессию/декомпрессию видео- и аудиопотоков. Средства отображения аудиовизуальной информации включают в себя мониторы, телевизоры, плазменные панели, проекторы, усилители звука, звуковые колонки.

К дополнительному оборудованию относятся документальные камеры, средства воспроизведения и записи аудиовизуальной информации, системы озвучивания помещения, дополнительное осветительное оборудование, оборудование управления, рабочее место администратора, средства интеграции с другими системами инженерного обеспечения здания.

Одновременная работа с приложениями

К сожалению, рассмотренные выше варианты организации конференций не решают проблемы одновременной работы с документами и приложениями. Конечно, можно прикладывать документы к видеокамере и объяснять, что и как должно быть в итоге... но, согласитесь, это не очень удобно. Раньше эта проблема решалась построением различных систем удаленного доступа к документам с помощью имеющихся систем доступа к ресурсам, но, как показывает практика, они не всегда достаточно гибки и "дружественны" для пользователей. У участников таких удаленных совещаний часто возникает необходимость ознакомиться с обсуждаемыми документами до начала собственно видеоконференции (по причине занятости не всегда в памяти держатся все тонкости обсуждаемого вопроса), либо подготовить какие-либо дополнения и пр. Также в процессе обсуждения необходимо сохранять правку, передавать управление документом разным участникам конференции. Эти задачи трудно решить стандартными ресурсами сетевого управления, не говоря уже о "привязке" аудио- и видеоряда к определенному месту в обсуждаемом документе. Как оказалось, это важный вопрос. Например, представители одной из компаний повседневно используют в работе AutoCAD для проектирования инженерных систем, и пересылка по корпоративной сети файлов больших объемов достаточно трудоемка и заметно снижает общую производительность. А ведь еще часто важно иметь возможность в процессе обсуждения сделать "откат" к какой-либо точке.

Интернет-пейджинг

Понятие ICQ, "аськи", прочно вошло в систему общения и коммуникаций. Во многих организациях узаконено использование разнообразных форм чатов и интернет-пейджинга — они удобны, когда нужно быстро обменяться информацией или мнениями. Поэтому данный функционал необходим в системе конференц-связи.

Планирование

Обратим внимание на необходимость планирования. Корпоративные сети имеют ограниченные ресурсы, и поэтому их загрузку желательно планировать. Например, если все одновременно захотят организовать конференции, то у многих это не получится. Конференции должны планироваться так же, как планируется рабочий день. Под каждую конференцию должны выделяться ресурсы сервера видео-конференц-связи, место на серверах, организовываться доступ к приложениям и документам. Однако на практике бывают случаи, когда конференцию необходимо провести "здесь и сейчас". Такие случаи тоже должны быть предусмотрены. Как правильно определить требования к корпоративной сети и определить нагрузку? На какое суммарное количество пользователей должна быть рассчитана система? Для ответа на эти вопросы целесообразно начать с изучения статистических данных, получив их с вашей телефонной станции для аудиоконференций. Нужно выяснить, как часто вы пользуетесь услугами конференц-связи, как используются ресурсы корпоративной сети, каково распределение нагрузки на сеть, в каком объеме используются междугородние и международные переговоры. Если такой статистики нет, то при определении требуемой мощности системы видео-конференц-связи можно исходить из расчета одна лицензия на 20 человек персонала. Конечно, в процессе использования системы вы внесете необходимые корректировки.

Выводы

Подытоживая все вышесказанное, можно сформулировать список вопросов, значимых для выбора системы видео-конференц-связи:

1. Сколько человек будут участвовать в видеоконференциях одновременно?
2. Сколько абонентов видео-конференц-связи должно быть представлено одновременно на экране в центральной точке?
3. Какова схема/топология сети передачи данных между всеми точками, в которых планируется установка система видео-конференц-связи?
   • какова пропускная способность каналов связи между точками/центральной точкой и удаленными точками подключения?
   • какие протоколы передачи данных используются на сетевом и канальном уровнях, каков тип используемого активного сетевого оборудования (производитель, модель)?
4. Какова характеристика помещений (конференц-залов), в которых планируется установка абонентских комплектов ВКС?
   • существует или требуется предусмотреть оборудование для организации отображения видеоинформации (проектор, экран отображения или телевизор) ?
   • существует или требуется предусмотреть оборудование акустической системы?
   • есть ли специфические требования к оборудованию залов в каждой точке?
   • требуется ли интеграция с каким-либо существующим оборудованием, например системой селекторных совещаний?

Ответы на эти вопросы помогут вам разобраться в том, какое решение из всего многообразия предложений — от селекторных совещаний до мультимедийный систем взаимодействия сотрудников будет для вас оптимальным.

Предыдущая новость:
Курс на новые разработки и сервисы Следующая новость:
Аналитика