Переезд в новый офис

Вы ошибаетесь, если думаете, что эта статья будет про то, как организовать переезд. По этому поводу уже было написано достаточно.

На этот раз я решил разобрать ряд практических кейсов, реализуя которые вы сможете оптимально организовать переезд ИТ-инфраструктуры компании в условиях ограниченного бюджета и с минимальными потерями для бизнеса.

Кейс 1. Как при перемещении ИТ-инфраструктуры исключить потери данных и простои офиса

Итак, дано: средняя по российским масштабам компания переезжает в новый офис.

Точное время переезда пока неизвестно: впереди разработка эскизных проектов офиса и размещения рабочих мест, проектирование инженерных систем, окончание базовых общестроительных работ. Однако доподлинно известна дата, когда компания должна покинуть старое «место жительства». Можно, конечно, попытаться «посидеть как можно дольше» в старом офисе, но цена этого слишком высока. Также хорошо известно, что ни один, даже самый ответственный, генеральный подрядчик не сможет обеспечить выполнение строительных работ точно в срок — такова жизнь. С каждым днем вы все лучше понимаете, что, похоже, строители просто не оставляют вам вариантов: необходимо идти и требовать остановки офиса на несколько дней, отправить сотрудников на неделю отдохнуть от компьютеров и телефонов. Иначе не успеть! Как этого избежать? Как работать, когда имеются два офиса, а информационные системы и процессы разорвать нельзя?

Сразу отбросим неэффективные и дорогостоящие решения, а именно:

1) не будем дублировать ИТ-инфраструктуру;

2) не будем offline синхронизировать системы, так как это приводит к риску потери как самих данных, так и их основных свойств: оперативности, актуальности;

3) не будем рассчитывать на одновременный переезд всего офиса — это неминуемо приведет к вынужденным отпускам ваших коллег, поскольку подключить оборудование всех сотрудников в одночасье не под силу ни одной ИТ-службе.

Как же быть?

Вот решение из жизни:

Серверную дублировать не нужно, как и информационные системы. Вместо этого необходимо наладить телекоммуникационный канал между офисами. В том случае, если подключить нового оператора трудно, — можно объединить каналы операторов связи двух офисов в точке обмена трафиком того города, где находятся они оба (для Москвы — это M-IX).

Современные технологии оптимизации и защиты трафика позволят обеспечить работу корпоративной сети в арендуемом канале со скоростью 100 Мбит/с (во многих случаях и 10 Мбит/с будет достаточно).

К примеру, компания «Открытые Технологии» для переезда своего офиса использовала решения на базе SafeNet SEE100 MBPS и Riverbed Steelhead 6050. Данный поливендорный аппаратный комплекс позволил обеспечить прозрачную параллельную работу корпоративной сети двух офисов так, словно это была единая вычислительная сеть, расположенная в одном офисе. Чтобы у вас не возникло иллюзий по поводу простоты объединения сетей одним каналом, отметим, что потребовались серьезные усилия сетевых инженеров, в том числе объединение сложно сегментированной корпоративной сети, построенной на оборудовании Cisco и SonicWall, в которой помимо традиционного файлового, почтового обмена и передачи данных прикладных информационных систем работала IP-телефония и другие сервисы реального времени (видеоконференции и т. п.). Помимо непосредственного создания каналов данный аппаратный комплекс также обеспечивал надежную защиту информации за счет кодирования. Никому ведь не хочется пускать в каналы внутренний трафик компании, верно?

Оптимизация трафика дала потрясающие результаты: по результатам наших измерений, по каналу 100 Мбит/с фактически проходил трафик 300–400 Мбит/с. И это не фантастика, а факт. Таким образом, была достигнута высокая пропускная способность корпоративной сети, позволяющая пользователям не замечать территориальной удаленности серверной.

В качестве защиты потраченных на переезд инвестиций рекомендую в дальнейшем использовать данное оборудование для сокращения ширины каналов между офисами в территориально распределенных компаниях или снижению трафика между ними. Если потребности в дальнейшем использовании канального оборудования нет, — изначально этот или аналогичный аппаратный комплекс можно арендовать.

Еще очень важное оптимизирующее мероприятие — организовать переезд серверов из старой серверной в новую так, чтобы работающие информационные системы переезжали одновременно с подразделениями, создающими наибольшую информационную нагрузку. Здесь всё достаточно очевидно — необходимо лишь тщательно спланировать готовность помещений для размещения сотрудников, а серверной — для монтажа оборудования.

Несколько слов о том, как перевозить вещи сотрудников, технику и мебель. Времена, когда все без исключения компании переезжали в готовый, «под ключ», офис, давно прошли: сегодня многие пытаются экономить на закупках новой мебели, технике, инженерных системах. Предлагаемое решение позволит организовать постепенный переезд групп сотрудников — от нескольких десятков до нескольких сотен человек за одну ночь. Вечер и ночь вам понадобятся для разбора техники в новом офисе.

Переезд сотрудников и подразделений вашей компании возможен в любом порядке. Коммуникации и информационные системы в данном случае будут работать с высокими качественными параметрами, время простоя сотрудников будет также сокращено до минимума — от нуля до нескольких десятков минут.

Кейс 2. Как правильно организовать переезд

Помимо сложных технических задач возникают и другие вопросы — главным образом организационные. Давайте рассмотрим ключевые факторы, влияющие на правильную организацию переезда.

Первое и определяющее решение — угадать с выбором руководителя, ответственного за конечный результат — переезд компании. Это обязательно должен быть человек с опытом проектного управления, знающий особенности строительства, создания и эксплуатации инженерных коммуникаций, а также понимающий ключевые бизнес-процессы компании.

В число основных участников проектной команды должны входить юристы, бухгалтеры, представители хозяйственной и ИТ-служб. Необходимо также привлечь генерального подрядчика строительства (можно управлять множеством подрядчиков, но свести их работу в единое целое — задача трудновыполнимая для непрофессионалов в этом деле), ИТ-интегратора (зачем вам управлять большим количеством подрядчиков и сложно разрешимыми техническими и организационными конфликтами?), проектно-дизайнерского бюро и подрядчика, обеспечивающего логистику переезда. В случае переезда компании «Открытые Технологии» в роли ИТ-интегратора выступала сама компания, и это единственный нюанс, отличающий наш переезд от любого другого.

На первом этапе силами проектно-дизайнерского бюро выполняется эскизный проект нового офиса: размещение рабочих мест, планировка мест общего пользования, дизайн помещения. По результатам разработки эскизного проекта оценивается приблизительный бюджет строительства и назначается тендер по выбору генподрядчика строительства и ИТ-интегратора.

Второй этап — организационный. Проводится тендер на выбор исполнителей работ. Очень важное решение на данном этапе — кто будет отвечать за разработку проектной документации. Важное, потому что разработка упрощается, когда проектировщики и исполнители работ сидят в «одной колеснице».

По результатам выбора подрядчиков оформляются договорные отношения, где важно предусмотреть следующие риски:

• выполнение работ в обозначенные сроки;
• расходы на выполнение работ должны соответствовать согласованному бюджету;
• согласование изменений в ходе выполнения работ;
• согласование качества и дизайна материалов;
• решение сложных или конфликтных проектных задач;
• сдача исполнительной документации арендодателю;
• четкое распределение зон ответственности между различными подрядчиками (дизайн офиса, общестроительные работы, инженерные системы офиса, ИТ-инфраструктура и системы безопасности);
• согласование работ различных подрядчиков (как минимум, генподрядчика строительства и ИТ-интегратора);
• согласование работ с арендодателем, в том случае, если новый офис арендуется.

Как показывает практика, недооцененные риски или ошибки, допущенные на данном этапе, могут привести к срыву сроков и существенному увеличению бюджета переезда.

Можно утверждать, что срок, который необходим для успешного планирования переезда, не должен быть менее срока, в течение которого планируется выполнить строительные работы и сам переезд. Опыт подтверждает правильность использования проектной методологии PMBOOK для организации переезда (по крайней мере, в целях сохранения финансовых средств).

Кейс 3. Как грамотно организовать застройку

Если предыдущие этапы были выполнены в полном объеме, то строительство нового офиса превращается в технологичный процесс выполнения планов и договоров.

Например, грамотно разработанное техническое задание позволит обеспечить:

• необходимое качество строительных и отделочных материалов;
• полное обеспечение офиса инженерными сетями и системами;
• соответствие ИТ-инфраструктуры всем заявленным требованиям;
• функциональность систем безопасности.

Распределение ответственности в договорах между подрядчиками практически исключит возникновение конфликтов между строителями и дизайнерами, а также несогласованность при строительстве систем вентиляции, электроснабжения и слаботочных сетей и т. д.

Исходя из личного опыта предлагаю следующее распределение ответственности (см. табл.).

Часто встречаешься с такой проблемой: в связи с переносом каких-либо инженерных систем из старого офиса в новый возникают трудности со сдачей помещений арендодателю. Забегая вперед, отмечу: согласование с арендодателями всех нюансов перемещаемых систем и материалов обеспечит существенную экономию на последнем этапе переезда. Узнать, что дешевле: перевезти старый кондиционер или купить новый, вам поможет не только внимательное изучение договора аренды, но и заблаговременные переговоры с оставляемым вами арендодателем. Возможно, сумма полностью возвращенного обеспечительного платежа будет более полезна, чем сомнительная экономия на перевозке существующего оборудования в новый офис.

Кейс 4. Что необходимо предусмотреть

Для общей же правильной организации переезда необходимо учесть следующие факторы:

• заранее пометить место каждого сотрудника на плане размещения рабочих мест;
• запланировать размещение оргтехники и порядок изменения настроек компьютеров для подключения к сетевой офисной технике;
• разработать поэтапный план переезда сотрудников и ИТ-инфраструктуры;
• выбрать логистическую компанию, обеспечивающую высокий уровень сервиса и гарантии сохранности имущества;
• выделить группу сотрудников, которые будут обеспечивать упаковку, погрузочно-разгрузочные работы и сборку мебели, с учетом того факта, что эти работы проводятся преимущественно в ночное время или в выходные дни;
• выделить группу сотрудников, которые обеспечат подключение вычислительной техники и телекоммуникаций и решение различных хозяйственных вопросов в рабочее время;
• выделить зоны временного хранения имущества и сбора мебели;
• обеспечить заблаговременное оснащение буфетов, наличие всех необходимых канцелярских и хозяйственных принадлежностей;
• обеспечить необходимый запас вычислительной техники и комплектующих с учетом того, что не менее 15% единиц оборудования обычно не переживает переезд.

Кейс 5, последний. Как с минимальными потерями сдать старый офис

Ну вот и все, остался лишь возврат обеспечительного платежа.

Арендодатель сделает все, чтобы минимизировать возвращаемую сумму инвестиций, вложенную вами в теперь уже старый офис. И надо учесть, что здесь не ограничиться решением юридических или финансовых вопросов по оформлению актов осмотра помещений или согласования взаиморасчетов.

Вот только несколько административных вопросов, решение которых позволит вам повысить вероятность возврата ваших средств:

• сохраните и активно используйте в переговорах всю переписку с арендодателем по согласованию ранее проведенных улучшений офиса;
• заранее согласуйте с арендодателем перечень имущества и инженерных систем, которые вы планируете демонтировать;
• заранее оцените стоимость работ по приведению возвращаемых помещений в «удовлетворительное состояние с учетом естественного износа»: потраченная вами сумма будет намного меньше той, на которую рассчитывает ваш бывший арендодатель;
• заранее оцените свои затраты на налоги в том случае, если вы планируете передавать усовершенствования старого офиса арендодателю;
• согласитесь оплатить уборку помещений и вывоз мусора — это в корне изменит взгляд арендодателя на качество возвращаемого офиса;
• проведите нотариальную опись офиса — это снизит вероятность необоснованных требований со стороны бывшего арендодателя;
• запланируйте достаточно резервного времени, чтобы окончание сроков аренды не ослабило ваши позиции в отстаивании финансовых интересов компании;
• по возможности постарайтесь наладить контакт с будущим арендатором освобождаемых вами площадей, его мнение может быть вам на руку в переговорах с арендодателем.

Предыдущая новость:
Интеграция после кризиса Следующая новость:
Серьезной угрозы российским интеграторам нет